Manapság gyakran hallhatjuk, hogy “dolgozz okosabban, ne keményebben”, de mit is jelent ez valójában? Biztos, hogy ha okosan dolgozik, keményen is dolgozik?
Egy bizonyos szempontból igaza van - ha okosabban szeretne dolgozni, először keményen kell dolgoznia. Biztosnak kell lennie abban, hogy a naptára, az e-mailjei, a feladatai és a projektjei is rendben vannak. Annyi mindenre kell ügyelnie, hogy az okosabb munkavégzés gyakran akár ijesztő is lehet.
Azonban ha élete ezen részei az Ön irányítása alatt lesznek, hamar rájöhet arra, hogy nem kell akkora erőfeszítéseket tennie a munkavégzés során, mint korábban. Munkája zökkenőmentes lesz, és olyan csodálatos áramlásban lesz része a napja folyamán, amelynek hála a nap végére kiteljesedettnek és lelkileg kielégültnek fogja magát érezni.
Szóval, hogyan érheti el ezt az állapotot? 6 tippet kínálunk Önnek, amelyek segíthetnek okosabban dolgozni és lehetővé teszik, hogy a legtöbbet hozza ki magából.
1. Tervezze meg a napját az előző napon
Ha nem tervezi meg az elvégezendő munkát, akkor a nap fogja diktálni, hogy mit kell tennie. Ez sosem megfelelő állapot, ugyanis az egész napja a határidőkről és más személyek sürgetéséről fog szólni, így el fogja hanyagolni saját munkáját. Ha elhanyagolja munkáját, más emberekkel és az ő sürgős feladataival fog foglalkozni, akkor munkája hamar halmokban fog állni, így több órán át fog kellenie dolgozni és nem lesz ideje önmagára.
A napja megtervezéséhez csupán egy tollra és egy papírra lesz szüksége. Azt tanácsolom ügyfeleimnek, hogy alkalmazzák az általam 2 + 8 prioritási módszernek hívok módszert.
Ez alapvetően azt jelenti, hogy le kell írni a tíz legfontosabb teendőt, amelyet el kell végeznie, és ezek közül ki kell választania kettőt, mint két objektív feladat - tehát a nap “must do” feladatai. A fennmaradó nyolc feladat a “meg kéne csinálni” kategóriába tartozik, és Önnek mindent meg kell tennie, hogy teljesítse ezeket.
A legfontosabb itt nem az, hogy ezek a feladatok csupán munkafeladatok legyenek. Ne feledje, Önnek a munka után is van élete! Szóval dönthet úgy, hogy egy munkafeladatra és egy személyes feladatra fog összpontosítani.
2. Ossza be a munkáját az egész hétre, ne egy napra
Néhány évvel ezelőttig úgy tekintettem a feladatlistámra, mint egy olyan listára, amelyet minden egyes nap el kell végezni. Ezzel a megközelítéssel az a baj, hogy nem veszi figyelembe azokat a történéseket, amelyek elkerülhetetlenül minden egyes nap jelentkeznek majd. Ezen felül ez lehetetlen is. Sosem fogod tudni teljesen kiüríteni a feladatlistádat. Mindig több teljesíteni való van a listán, mint amennyi időd van a feladatokra naponta.
Ehelyett, az egész hétre tervezd be a teendőidet. Milyen feladatokat szeretnél elvégezni a hét végéig? Ez azt jelenti, hogy ha az egyes feladatokra nem lesz időd hétfőn vagy kedden, még mindig marad három napod azok elvégzésére.
Nem mindennek van szigorú határideje, amit el kell végeznie. Ha bizonyos rugalmassággal látja el az egyes teendőit, nagy nyomástól szabadíthatja meg magát.
A probléma az, hogy emberek vagyunk, nem gépek. Összpontosító és koncentráló képességünk sok mindentől függ - az elmúlt éjszakai alatti alvás mennyiségétől, ha rosszul érzi magát, ha összeveszett egy szerettével vagy egy kollégájával stb.
Minden ilyesfajta tényező hatással van a végső teljesítményre. Ha leveszi a saját válláról azt a nyomást, hogy mindent egy nap alatt kell elvégeznie, felszabadító érzésben lehet része és fizikailag és lelkileg is készen fog állni a munkára.
3. Határolja be az idejét a naptárában
Az idő behatárolása tökéletes módszer arra, hogy ellenőrzése alatt tartsa az idejét és elegendő időt jelöljön ki az egyes feladatokra. Az idő behatárolása nem azt jelenti, hogy minden egyes percét be kell tábláznia. Azt jelenti, hogy napi két-három órát rászán a koncentrált munkára.
Most egy különleges tippet adok, amely lehetővé teszi ennek a megvalósítását. Tudnia kell, mikor képes a legjobban összpontosítani. Például, én reggel vagyok a legkreatívabb és akkor vagyok képes a legjobban koncentrálni. Az én legjobb időm délelőtt 8-11 közötti. Ez idő után számomra nehezebb hosszú időn át koncentrálni és kreativitásom is alábbhagy.
Ennek a tudatában, ha lehetőségem van rá, a 8:00-11:00 közti időt fókuszált munkára határolom be. Ez minden lehetővé teszi, hogy hogy három órát a nap legfontosabb munkáján dolgozzak. Azonban megtörténhet, hogy Ön délután képes jobban dolgozni. Ha ez a helyzet, akkor próbáljon meg délután időt behatárolni a fókuszált munka elvégzésére.
Ha nem képes időt szakítani magára, hozzon létre egy kitalált találkozót önmagával, így ha a főnöke bepillant a naptárába, látni fogja, hogy Ön akkor nem elérhető. Csupán Önön múlik, hogyan hívja ezt az időt.
4. Használjon feladatkezelőt
Tudom, rengetegen papírra vagy a mobiltelefonjuk jegyzeteibe véletlenszerűen hoznak létre to-do listákat. Ezzel a véletlenszerűséggel az a probléma, hogy nagyon egyszerűen elveszítheti a listát. Ehelyett válasszon egy feladatkezelőt. Választhat egy teljes funkcionalitású feladatkezelőt, például a Todoist vagy a Trellot, vagy egyszerűen használhatja az olyan előre telepített alkalmazásokat, mint például az Apple Emlékeztetőit vagy a Microsoft To-Do-ját.
Egy egyszerű digitális feladatkezelő használatával minden egyes feladata egy helyen lesz. Ennek hála egyszerűbben megtervezheti a napját - tudni fogja, mit kell elvégeznie - és attól is megóvja, hogy mindent a fejében kelljen tartania.
Ne hagyatkozzon arra, hogy mindent észben tart majd. Gyűjtse össze feladatait a feladatkezelőbe és adjon magának pár percen esténként, hogy megszervezze a feladatait.
Záró gondolatok
Bár ez a 4 tipp nem meríti ki az összes lehetőséget, amennyiben követni fogja őket, rövid időn belül észlelni fogja, hogy okosabban dolgozik, munkája kevésbé stresszes és Ön kevésbé elfoglalt. Ha ez megtörténik, lehetővé teszi, hogy több időt töltsön azzal, amivel csak szeretne.
Forrás: www.lifehack.org/productivity
Ez azt jelenti, hogy először keményen kell dolgoznia, hogy elérje az okosabb munkavégzést. Biztosnak kell lennie abban, hogy a naptára, e-mailjei, feladatai és projektjei is rendben vannak. Ha ezek az élete irányítása alatt állnak, akkor a munkája zökkenőmentes lesz, és kevésbé kell erőfeszítést tennie a munkavégzés során.
Ez a módszer arra ösztönzi Önt, hogy leírja a tíz legfontosabb teendőt, amelyet el kell végeznie, majd kiválaszt két objektív feladatot, mint a nap "must do" teendőit. A fennmaradó nyolc feladat a "meg kéne csinálni" kategóriába tartozik, és mindent meg kell tennie, hogy ezeket is teljesítse.
A feladatlista csak az egy napra való tervezési módszer nem veszi figyelembe azokat a történéseket, amelyek elkerülhetetlenül minden egyes nap jelentkeznek majd. Az egész hétre történő tervezéssel elkerülhető, hogy munkája halmokban gyűljenek fel, és ezáltal kevésbé kell erőfeszítéseket tennie a munkavégzés során.
Mindig is lekötött a modern technika, amiről nemcsak olvasni, de írni is szeretek. Érdekel, hogy mi hogyan működik és hogyan teszi könnyebbé az életünket. A praktikusság mellett a design és a stílus is fontos a számomra.